Jeder Arbeitnehmer in Deutschland erhält bei der jährlichen Einkommensteuerveranlagung einen pauschalen Werbungskostenabzug in Höhe von 1.230 Euro. Diese Pauschale wird vom Finanzamt automatisch von den Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit (Arbeitslohn) abgezogen und mindert das zu versteuernde Einkommen, ohne dass auch nur ein einziger Beleg eingereicht werden müsste. Die Pauschale ist im Lohnsteuerabzugsverfahren bereits berücksichtigt, sodass sie auch im monatlichen Nettogehalt eingepreist ist. Bei einem typischen Bruttogehalt von 50.000 Euro pro Jahr ergibt die Pauschale bei einem Grenzsteuersatz von rund 30 % eine Steuerersparnis von etwa 369 Euro plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer.
Die Höhe der Pauschale war jahrelang Gegenstand politischer Diskussionen. Bis 2021 lag sie bei 1.000 Euro, zum 1. Januar 2022 wurde sie auf 1.200 Euro angehoben, und zum 1. Januar 2023 erfolgte mit dem Inflationsausgleichsgesetz eine weitere Erhöhung auf den heutigen Wert von 1.230 Euro. Für 2026 bleibt die Pauschale unverändert – das Bundesfinanzministerium hat im Existenzminimumbericht 2025 keine Anhebung vorgeschlagen, sondern sich auf die Anhebung des Grundfreibetrags konzentriert. Der Pauschbetrag gilt für alle Arbeitnehmer einheitlich, unabhängig vom tatsächlichen Aufwand. Wer weniger Werbungskosten hat als 1.230 Euro, profitiert dennoch von der Pauschale; wer mehr hat, muss die Werbungskosten einzeln nachweisen.
Sobald die tatsächlichen Werbungskosten 1.230 Euro übersteigen, ist der Einzelnachweis steuerlich vorteilhaft. Schon eine Person mit einer einfachen Entfernung von 25 Kilometern zur Arbeit und 220 Arbeitstagen pro Jahr kommt auf rund 1.700 Euro Entfernungspauschale – allein dieser Posten reicht aus, um die Pauschale zu überschreiten. Im Folgenden eine Übersicht, ab wie vielen Kilometern Entfernung die Pauschale durchbrochen wird:
| Einfache Entfernung | Arbeitstage/Jahr | Entfernungspauschale | Pauschale überschritten? |
|---|---|---|---|
| 10 km | 220 | 660 € | Nein |
| 15 km | 220 | 990 € | Nein, knapp darunter |
| 20 km | 220 | 1.320 € | Ja, knapp darüber |
| 25 km | 220 | 1.738 € | Ja, deutlich darüber |
| 30 km | 220 | 2.156 € | Ja |
| 50 km | 220 | 3.828 € | Ja, sehr deutlich |
| 80 km | 220 | 6.336 € | Ja |
Die Entfernungspauschale ist auf jährlich 4.500 Euro gedeckelt, wenn der Arbeitsweg mit einem öffentlichen Verkehrsmittel, einem Fahrrad oder zu Fuß zurückgelegt wird. Beim eigenen Pkw oder einem Dienstwagen gilt diese Deckelung nicht – hier können auch deutlich höhere Beträge geltend gemacht werden. Behinderte Arbeitnehmer ab einem Grad der Behinderung von 70 oder mit Merkzeichen „aG" können statt der Entfernungspauschale die tatsächlichen Fahrtkosten ansetzen.
Werbungskosten sind nach § 9 Abs. 1 EStG „Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen". Für Arbeitnehmer kommen vor allem folgende Positionen in Betracht:
Die Entfernungspauschale steht jedem Arbeitnehmer zu, der zwischen Wohnung und „erster Tätigkeitsstätte" pendelt. Berechnung: kürzeste Straßenverbindung × Arbeitstage × 0,30 Euro für die ersten 20 km, 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer. Achtung: Maßgeblich ist die einfache Entfernung, nicht die Hin- und Rückfahrt; die Pauschale ist arbeitstägebezogen und nicht doppelt für Hin- und Rückweg anzusetzen.
Wer auf Dienstreisen, Fortbildungen oder zu auswärtigen Tätigkeiten unterwegs ist, kann Fahrtkosten in voller Höhe (0,30 €/km für jeden gefahrenen Kilometer mit dem privaten Pkw), Übernachtungskosten (in Höhe der nachgewiesenen Hotelrechnung oder pauschal 20 € pro Nacht im Inland) und Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen. Die Pauschalen für Verpflegung 2026: 14 € bei 8 bis 24 Stunden Abwesenheit, 28 € bei 24 Stunden Abwesenheit, 14 € am An- und Abreisetag.
Bei beruflichem Wohnsitzwechsel und beibehaltenem Hauptwohnsitz können Unterkunftskosten bis zu 1.000 Euro pro Monat, Familienheimfahrten (eine pro Woche mit Entfernungspauschale), Umzugskosten und drei Monate Verpflegungsmehraufwendungen abgesetzt werden. Die Bedingung: Hauptwohnsitz und Tätigkeitsort müssen mehr als 60 Kilometer auseinanderliegen, der Hauptwohnsitz muss tatsächlich finanziell mitgetragen werden.
Computer, Laptop, Smartphone, Fachliteratur, Werkzeuge und sonstige Arbeitsmittel sind absetzbar, sofern sie überwiegend (mehr als 90 %) beruflich genutzt werden. Bei Anschaffungskosten bis zu 800 Euro netto (geringwertige Wirtschaftsgüter, GWG) erfolgt der Sofortabzug im Anschaffungsjahr; bei höheren Kosten ist über die Nutzungsdauer abzuschreiben (PC: 3 Jahre, ab 2021 wahlweise 1 Jahr nach BMF-Schreiben vom 26.02.2021).
Kosten für Weiterbildungen, Sprachkurse, berufliche Zertifizierungen und Studiengebühren bei einem aktiven Berufsbild sind voll absetzbar – Kursgebühren, Lehrmittel, Fahrtkosten zum Kursort, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten. Voraussetzung ist der berufliche Zusammenhang (Erhalt oder Erweiterung der beruflichen Qualifikation). Erstmalige Berufsausbildung oder Erststudium sind hingegen nur als Sonderausgaben (begrenzt auf 6.000 €/Jahr) und nicht als Werbungskosten abziehbar.
Seit der Reform 2023 gibt es zwei Wege: Wenn das Arbeitszimmer den „Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit" bildet, sind die tatsächlichen Kosten (Miete, Strom, Heizung anteilig) abziehbar – ohne Begrenzung. Alternativ kann seit 2023 eine Jahrespauschale von 1.260 Euro angesetzt werden, ohne Einzelnachweis. Wenn das Arbeitszimmer nicht den Mittelpunkt bildet, kann zusätzlich die Homeoffice-Pauschale (6 € pro Tag, max. 1.260 € pro Jahr) verlangt werden.
Bewerbungsfotos, Porto, Kopien, Reisekosten zu Vorstellungsgesprächen (Entfernungspauschale oder 0,30 €/km), Übernachtungskosten und auch Kosten für Bewerbungstrainings sind voll absetzbar. Eine Pauschale von 8,50 Euro pro versendete Online-Bewerbung und 2,50 Euro pro postalische Bewerbung wird von den Finanzämtern in der Regel anerkannt, sofern keine höheren Kosten nachgewiesen werden.
Ein beruflich veranlasster Umzug (mehr als 1 Stunde Zeitersparnis beim Pendeln, neuer Arbeitsplatz, Versetzung) führt zu absetzbaren Werbungskosten. Hierzu zählen Speditionskosten, doppelte Mietzahlungen während des Umzugs, Renovierungspauschale und sogar eine Umzugskostenpauschale von 952 € (Berechtigter) plus 851 € pro weiterem Familienmitglied (Werte 2026, BMF-Schreiben vom 21.07.2023).
Die Corona-Pandemie hat das Homeoffice gesellschaftlich etabliert, und der Gesetzgeber hat darauf mit einer dauerhaften Einführung der Homeoffice-Pauschale reagiert. Seit dem Veranlagungsjahr 2023 beträgt sie 6 Euro pro Tag, an dem die berufliche Tätigkeit überwiegend (mehr als 50 % der Arbeitszeit) von der Wohnung aus ausgeübt wird – maximal jedoch 1.260 Euro pro Jahr für 210 Homeoffice-Tage. Sie wird unabhängig davon gewährt, ob ein abgeschlossenes häusliches Arbeitszimmer vorhanden ist, und sie kann auch von Arbeitnehmern in Anspruch genommen werden, die ihren Arbeitsplatz am Küchentisch oder im Wohnzimmer einrichten.
Wichtig: Die Homeoffice-Pauschale kann nicht zusätzlich für Tage angesetzt werden, an denen Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte stattgefunden haben. Wer also vormittags ins Büro fährt und nachmittags von zuhause arbeitet, kann nur entweder Entfernungspauschale oder Homeoffice-Pauschale, nicht beide für denselben Tag. Eine Ausnahme gilt für Tage mit Auswärtstätigkeit: An einem Tag mit Dienstreise und nachfolgendem Homeoffice kann zusätzlich die Homeoffice-Pauschale geltend gemacht werden.
| Werbungskostenposten | Pauschale/Höhe | Bedingungen |
|---|---|---|
| Werbungskostenpauschbetrag | 1.230 €/Jahr | Automatisch, kein Nachweis |
| Entfernungspauschale (1–20 km) | 0,30 €/km/Tag | Pro Arbeitstag und einfache Entfernung |
| Entfernungspauschale (ab 21. km) | 0,38 €/km/Tag | Befristet bis 31.12.2026 |
| Homeoffice-Pauschale | 6 €/Tag, max. 1.260 €/Jahr | 210 Tage, ohne Arbeitszimmer |
| Jahrespauschale Arbeitszimmer | 1.260 €/Jahr | Wenn Mittelpunkt der Tätigkeit, alternativ zu Einzelnachweis |
| Umzugskostenpauschale | 952 € (Berechtigter) | + 851 € pro Familienmitglied; bei beruflichem Anlass |
| Sammelpauschale Arbeitsmittel | 110 €/Jahr | Verwaltungspraxis, ohne Einzelnachweis |
| Verpflegungspauschale Inland | 14 € bzw. 28 € | Pro Tag bei Auswärtstätigkeit (≥8 h / ≥24 h) |
| Verpflegungspauschale Ausland | landesspezifisch | Siehe BMF-Schreiben „Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder" |
Andreas, 38 Jahre alt, Softwareentwickler, wohnt in Erding und arbeitet in München-Riem. Einfache Entfernung 32 km, 215 Arbeitstage im Jahr 2026, davon 60 Tage Homeoffice. Bruttogehalt 78.000 €, ledig, kirchensteuerpflichtig (8 %). Werbungskosten:
Andreas überschreitet die Pauschale von 1.230 € um 1.656,80 €. Bei einem Grenzsteuersatz von 38 % spart er zusätzlich rund 630 € Einkommensteuer, plus rund 51 € Kirchensteuer (8 % davon) und gegebenenfalls Solidaritätszuschlag. Die Mühe der Einzelaufstellung zahlt sich für ihn deutlich aus.
Seit der Einführung der „Belegvorhaltepflicht" mit dem Steuermodernisierungsgesetz 2017 müssen Belege grundsätzlich nicht mehr mit der Einkommensteuererklärung eingereicht werden. Stattdessen sind sie aufzubewahren und auf Anforderung des Finanzamts vorzulegen. Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach § 147 AO sechs Jahre, beginnend mit dem Ende des Veranlagungsjahres. Wer also seine Steuererklärung für 2026 abgibt, sollte die Belege bis Ende 2032 aufbewahren. Empfohlen wird eine digitale Speicherung (PDF-Scans) zusätzlich zum Papieroriginal, da der Originalbeleg im Streitfall maßgeblich ist.
Eine Ausnahme von der Belegvorhaltepflicht bilden bestimmte Spendenbescheinigungen für Spenden über 300 Euro, die im Verfahren des Spendenabzugs grundsätzlich elektronisch übermittelt werden. Bei Werbungskosten gibt es keine vergleichbare elektronische Übermittlungspflicht; hier liegt die Beweislast für die berufliche Veranlassung beim Steuerpflichtigen.
Bei der steuerlichen Behandlung beruflich genutzter Arbeitsmittel gibt es seit der Reform des Wachstumschancengesetzes 2024 mehrere Möglichkeiten, die je nach Anschaffungskosten und Nutzungsdauer optimal eingesetzt werden können. Wirtschaftsgüter mit Anschaffungskosten bis 800 Euro netto (953 Euro brutto) gelten als sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) nach § 6 Abs. 2 EStG und können im Anschaffungsjahr in voller Höhe als Betriebsausgabe oder Werbungskosten abgesetzt werden. Beispiele: ergonomischer Bürostuhl für 600 Euro, externer Monitor für 350 Euro, hochwertiger Drucker für 480 Euro. Bei Anschaffungskosten zwischen 250 und 1.000 Euro netto besteht alternativ die Möglichkeit, einen Sammelposten (Pool) zu bilden und diesen über fünf Jahre linear abzuschreiben (§ 6 Abs. 2a EStG).
Bei höheren Anschaffungen (z. B. Notebook für 1.500 Euro, höherwertige Computerausstattung für 2.500 Euro) erfolgt die normale lineare Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Für Computerhardware und Software hat das BMF mit Schreiben vom 26. Februar 2021 eine vereinfachte Nutzungsdauer von einem Jahr zugelassen, was praktisch eine Sofortabschreibung im Anschaffungsjahr ermöglicht. Diese Regelung gilt unverändert für 2026. Für sonstige Arbeitsmittel (Schreibtisch, Aktenschrank, Bürotechnik außer Computer) gelten die normalen AfA-Tabellen mit Nutzungsdauern zwischen 8 und 13 Jahren.
Auch Rentner und Pensionäre erhalten einen Werbungskostenabzug, wenn auch in unterschiedlicher Form: Bei Renten aus der gesetzlichen Rentenversicherung gibt es einen Werbungskostenpauschbetrag von nur 102 € pro Jahr (§ 9a Satz 1 Nr. 3 EStG). Bei Beamtenpensionen gilt der höhere Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 € entsprechend, weil sie als Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit gelten. Bei Kapitaleinkünften gibt es seit Einführung der Abgeltungsteuer 2009 keine Werbungskostenabsetzbarkeit mehr; stattdessen wird der pauschale Sparer-Pauschbetrag von 1.000 € (Ledige) bzw. 2.000 € (Verheiratete) im Rahmen der Abgeltungsteuer abgezogen.
Für Vermieter und Verpächter sowie für Land- und Forstwirte gibt es keine Werbungskostenpauschale; sie müssen alle Aufwendungen einzeln nachweisen. Selbständige und Gewerbetreibende setzen Aufwendungen als Betriebsausgaben ab, die ebenfalls einzeln nachgewiesen werden müssen.
Die doppelte Haushaltsführung gehört zu den lukrativsten Werbungskosten-Positionen und ist gleichzeitig eine der streitanfälligsten. Voraussetzung nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG ist, dass aus beruflichem Anlass eine zweite Wohnung am Beschäftigungsort unterhalten wird, während der Lebensmittelpunkt (in der Regel der Hauptwohnsitz) an einem anderen Ort verbleibt. Der Hauptwohnsitz muss mindestens 60 Kilometer vom Beschäftigungsort entfernt sein und der Arbeitnehmer muss sich finanziell mit mindestens 10 Prozent der Gesamtkosten am Hauptwohnsitz beteiligen.
Absetzbar sind die Unterkunftskosten der Zweitwohnung bis zu maximal 1.000 Euro pro Monat – einschließlich Miete, Nebenkosten, Strom und Heizung, aber ohne Verpflegung und ohne den Telefon- und Internetanschluss. Bei Eigentumswohnungen werden anstelle der Miete die laufenden Wohnkosten (Abschreibung der Wohnung über 50 Jahre, Schuldzinsen, Grundsteuer, Versicherungen, anteilige Nebenkosten) bis zur 1.000-Euro-Grenze angesetzt. Hinzu kommen Aufwendungen für eine Familienheimfahrt pro Woche mit der Entfernungspauschale (0,30 € für die ersten 20 km, 0,38 € ab dem 21. Kilometer). In den ersten drei Monaten am neuen Beschäftigungsort werden zusätzlich Verpflegungsmehraufwendungen wie bei einer Dienstreise gewährt (14 € für An- und Abreisetag, 28 € für volle Tage). Auch Umzugskosten beim Bezug der Zweitwohnung sind voll abziehbar.
In der Praxis kommt es immer wieder zu Streitigkeiten zwischen Steuerpflichtigen und Finanzämtern über die berufliche Veranlassung. Häufige Fallstricke:
Reisekosten sind eine der wichtigsten und am häufigsten geltend gemachten Werbungskostenpositionen für Arbeitnehmer mit Außendiensttätigkeit. Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist. Abziehbar sind alle damit zusammenhängenden tatsächlichen Aufwendungen: Fahrtkosten (0,30 €/km bei eigenem Pkw oder tatsächliche Kosten bei Bahn, Flug, Mietwagen), Übernachtungskosten (nachgewiesene Hotelrechnung oder pauschal 20 € pro Nacht im Inland), Verpflegungsmehraufwendungen, Reisenebenkosten (Parkgebühren, Mautgebühren, Gepäckaufbewahrung).
Die Verpflegungsmehraufwendungen folgen festen Pauschalen, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen aktualisiert werden. Für Inlandsreisen gelten 2026: 14 € bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden, 28 € bei einer Abwesenheit von 24 Stunden (volle Tage), jeweils 14 € am An- und Abreisetag bei mehrtägiger Auswärtstätigkeit. Für Auslandsreisen veröffentlicht das BMF länderspezifische Pauschalen, die teilweise deutlich höher liegen: 67 € für USA-Reisen, 77 € für Hongkong, 90 € für Japan an einem vollen Tag. Wer mehrere Wochen auswärts tätig ist (z. B. Bauleiter auf einer Großbaustelle), kann die volle Verpflegungspauschale für die ersten drei Monate ansetzen, danach reduziert sich der Anspruch auf null – es sei denn, eine vierwöchige Pause unterbricht die Tätigkeit (sogenannte „Dreimonatsfrist" nach § 9 Abs. 4a EStG).
Nein. Die Pauschale wird vom Finanzamt automatisch berücksichtigt, sobald Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit vorliegen. Sie wird auch dann gewährt, wenn keine Steuererklärung abgegeben wird; im Lohnsteuerabzugsverfahren ist sie bereits in die monatliche Lohnsteuertabelle eingearbeitet.
Es ergibt sich kein zusätzlicher Vorteil. Das Finanzamt wendet immer den höheren der beiden Werte an. Bei exakter Übereinstimmung von Pauschale und Einzelnachweis wirkt nur die Pauschale. Erst der erste Euro über 1.230 Euro Einzelnachweis erhöht den Abzug.
Nur typische Berufskleidung wie Uniformen, Arzt- und Pflegekittel, Sicherheitsschuhe, Schutzhelme, Berufsschürzen oder Robe (Richter, Rechtsanwälte). Anzüge, Hemden, Krawatten und Businesskleidung sind nicht absetzbar, weil sie auch privat getragen werden können. Die Reinigung typischer Berufskleidung ist absetzbar, oft pauschal mit 110 Euro pro Jahr.
Ja, und zwar nach Reisekostengrundsätzen. Wer keine „erste Tätigkeitsstätte" hat (z. B. Vertriebsmitarbeiter mit ausschließlicher Außendiensttätigkeit), kann alle Fahrten mit 0,30 € pro gefahrenen Kilometer absetzen – nicht nur die einfache Entfernung wie bei der Entfernungspauschale, sondern Hin- und Rückfahrt. Zusätzlich werden Verpflegungsmehraufwendungen gewährt.
Die erste Tätigkeitsstätte ist die ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Die Zuordnung erfolgt entweder durch arbeitsrechtliche Festlegung im Arbeitsvertrag, durch eine andere arbeitgeberseitige Festlegung (z. B. Stellenbeschreibung) oder, falls beides fehlt, durch Auslegung nach quantitativen Kriterien (Tätigkeit an einer Einrichtung an mindestens zwei Tagen pro Woche oder einem Drittel der vereinbarten Arbeitszeit).
Beiträge zu Berufsverbänden und Gewerkschaften sind voll als Werbungskosten absetzbar (z. B. ver.di, IG Metall, Deutscher Beamtenbund, Marburger Bund). Beiträge zu gemeinnützigen Vereinen sind in der Regel Spenden, die als Sonderausgaben abziehbar sind. Beiträge zu Freizeit- oder Hobbyvereinen (Sportverein, Schützenverein) sind weder Werbungskosten noch Sonderausgaben.
Bei Fahrgemeinschaften kann jeder Mitfahrer die volle Entfernungspauschale für die einfache Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte ansetzen, auch der Beifahrer. Eine Doppelförderung ist also ausdrücklich gewollt. Allerdings gilt für Mitfahrer die Deckelung auf 4.500 € pro Jahr (öffentliche Verkehrsmittel/Mitfahrer), während der Fahrer die unbegrenzte Pkw-Pauschale ansetzen kann.
Steuerberatungskosten sind seit 2006 grundsätzlich nicht mehr als Sonderausgaben oder Werbungskosten abziehbar, mit einer wichtigen Ausnahme: Soweit sich die Steuerberatung auf Einkunftsarten bezieht (z. B. Einnahmenüberschussrechnung, Anlage N, Anlage V), sind die anteiligen Kosten als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abziehbar. Eine grobe Schätzung des Werbungskostenanteils (z. B. 60 % bei Arbeitnehmern mit Anlage N) wird von den Finanzämtern in der Regel anerkannt.